はじめに

今まで、独自ドメインのメール（例: info@〇〇〇〇.com）を、個人の無料Gmail設定で「外部メールの取り込み（POP受信）」をして管理していませんでしたか？

実は、セキュリティ強化の流れに伴い、この「無理やりGmailで受信する方法」は年々厳しくなっており、2026年には機能制限や提供終了の影響を受ける可能性があります。

そこで今回、思い切って【Google Workspace（有料版Gmail）】へ完全移行することにしました。 しかし、その移行作業中に「アカウントがすでに存在します」というエラーや、「ドメイン所有権の競合」など、数々のトラブルに見舞われました。

この記事では、エックスサーバーを利用している方が、Google Workspaceへスムーズに移行するための手順と、私がハマった落とし穴の解決策を解説します。

ちなみに、私はGeminiとのやり取りを自身のスクショ画面を用いながら行うことで、解決できました。

ただ、変更手続きを行っている際に、お客様から「メールが届かなくなってる」と言われましたので、変更を行う際は、なるべくメールが送られてこない定休日等に行うことをお勧めします！

エラーが出るたびにGeminiにスクショを添付し助言を求めていため、時間は掛かってしまいましたが、無事に移行することができました。

そして、そんな本記事も、そんなGeminiさんを使用して作成の補助をしてもらっています。

AIの進歩はすごいですね。

今回の移行のゴール

  • 現状: エックスサーバーでメールを運用。個人のGmailでPOP受信している（遅延がある、設定が面倒）。

  • 移行後: Google Workspace（Business Starterプラン）を契約。スマホでもPCでも、純正Gmailアプリで快適に独自ドメインメールを使う。

【落とし穴1】申し込み時の「ユーザー名」に注意！

Google Workspaceの申し込み画面で、いきなり普段使っているアドレス（例: info@〇〇〇〇.com）を入力してはいけません。 もし、そのアドレスを過去に「個人のGoogleアカウント（YouTubeやDriveなど）」として使ったことがある場合、以下のエラーが出ます。

「別のユーザー名を使用してください。このメールアドレスは別の Google サービス（AdWords アカウントなど）に関連付けられています。」

解決策：まずは「仮の管理者」で申し込む

  1. プランは一番安い「Business Starter」を選択しました。
  2. ビジネス名や連絡先情報を記載して、「ビジネスでドメインをお持ちですか？」という質問に対し：「はい、使用できるドメインを持っています」を選択し「〇〇〇〇.com」を入力します。
  3. ユーザー名は、まだ存在しない名前（例: admin@〇〇〇〇.com）を入力して契約を進めましょう。
    本命「info@〇〇〇〇.com」のアドレスは後から統合します。

【重要ステップ】ドメインの所有権を証明する

Google Workspaceの「管理コンソール」の上記画面の「開始」から進みます。

手順:

  1. Google管理コンソールで表示される「TXTレコード」（google-site-verification=...のような文字列）をコピー。

  2. エックスサーバーの「サーバーパネル」へログイン。

  3. [DNSレコード追加] タブをクリックし、以下のように入力します。
    　ホスト名: 空欄のまま
    　種別: TXTを選択
    　内容: 先程コピーしたGoogleの長いコードを貼り付け
    　[確認画面へ進む] → [追加する]

  4. Googleの画面に戻り、「ドメインの所有権を証明」ボタンを押します。

【重要ステップ】メールの配送先をGoogleに切り替える

ここが一番の山場です。今は「エックスサーバー」に届いているメールを、「Google」に届くように信号を切り替えます（MXレコードの変更）。

【⚠️ ちょこっとアドバイス】
私はこの段階でサーバーの設定（MXレコード）を切り替えましたが、もし心配な方は、先に次の「手順7（ユーザー追加）」を行ってメールアドレスを確保してから、この設定を行うとより安全です！

  1. Google Workspaceの管理画面で「Gmailを有効にする（MXレコードの設定）」に進みます。
  2. 再び エックスサーバーの [DNSレコード設定] 画面を開き[DNSレコード一覧] タブを見ます。
  3. 種別が 「MX」 となっている行を探してください（内容は 〇〇〇〇.com や sv... になっていました）。
    その既存のMXレコードを [削除] します（勇気がいりますが、受信先をGoogleに変えるために必要です）。
  4. [DNSレコード追加] タブで、Google指定の情報を追加します。
    　ホスト名: 空欄
    　種別: MX
    　内容: SMTP.GOOGLE.COM
    　優先度: 1
  5. Google Workspaceの画面で「Gmailを有効にする」（または「MXレコードを確認」）というボタンをクリックします。

【落とし穴2】本命アドレス（info@）が追加できない！？

無事に管理画面に入れたので、本命のユーザー（info@〇〇〇〇.com）を追加しようとすると、またしてもエラー。
さらに、初期設画面から変わらず、依然として「カスタムメールアドレスの作成」が、トップ画面にあり、メールアドレスの登録ができていないのかと「すでに所有しているドメインの入力」に使用したいドメインを入力すると以下のようなエラーがでます。

これは、メニューの多くがなぜかロックされて表示されていない状態だそうです。

解決策：シークレットモードとユーザー追加を使う

ここで役に立ったのが「シークレットモード」です。管理画面のメニューに出てこない場合は、ブラウザの「シークレットモード（プライベートウィンドウ）」でログインし直すことで、隠れていたメニューが表示されました。

  1. 「ユーザー追加」をクリックします。

  2. 画面上部の「新しいユーザーの追加」を選択。

  3. 姓名に自身の名前を記入し、本命のメールアドレス（info@〇〇〇〇.com）

  4. 本命アドレス（info@...）に「招待メール」を送信。

  5. info@〇〇〇〇.comに届いたメールで承認をし、表示されるパスワードをコピーします。
  6. 移行完了後、別のタブでGmailにinfo@〇〇〇〇.comでログインをします。
    その際、先程表示されたパスワードを入力しセットアップ完了です。

 

これで、今まで個人用として使っていたGoogleアカウントのデータを保持したまま、組織のアカウントとして統合することができました。

【重要ステップ】info@〇〇〇〇.comをメインのアドレスにしたい

移行完了後、仮で作成した 例: admin@〇〇〇〇.com から通常使用していた info@〇〇〇〇.com へ管理権限を変更します。

  1. 管理コンソールから、ユーザーを選択します。
  2. info@〇〇〇〇.com の名前部分をクリックして、画面下にスクロールしたところにある「管理者ロールと権限」をクリックします。
  3. 表示されるリストに「特権管理者」にチェックを入れ保存します。
  4. info@〇〇〇〇.com で管理コンソールにログインし直し、ユーザーから admin@〇〇〇〇.com のアカウントを削除します。
  5. これで、管理者を info@〇〇〇〇.com に一括にすることで、ユーザー数を2名から1名にし完了です。

 

【最後の罠】WordPressのお問い合わせメールが届かない？

移行完了後、ホームページ（WordPress）のお問い合わせフォームからテスト送信したところ、Google Workspaceにメールが届かない現象が発生しました。

原因: エックスサーバーの中にWebサイトがあるため、サーバーが「あ、この宛先は自分の中にあるドメインだ」と勘違いし、外（Google）に送信せずに内部で処理してしまっていたからです。

対応策: WordPressのプラグイン「WP Mail SMTP」を導入し、メール送信をGoogleのサーバー経由に強制変更しました。 （※Google側で「アプリパスワード」の発行が必要です）

  1. Google Workspace（Gmail）にログインした状態で、右上のアイコンをクリックし、「Google アカウントを管理」に進みます。
  2. 左メニューの [セキュリティとログイン] をクリックします。
  3. 「Google へのログイン」という項目にある [2段階認証プロセス] をクリックし、画面の指示に従ってオンに設定します。（スマホに通知が来る設定などを行います。すでにオンなら次へ）

ここで、2段階認証ができないトラブル発生です。

ここで、管理コンソールから「10分間無効にする」を選択し、本人確認をスルーするモードにしました。

  1. 別のタブで Google 管理コンソール (admin.google.com) を開きます。
  2. メニューから [ユーザー] ＞ [管理] をクリックし、ユーザー一覧を出します。
  3. 自身のアカウント info@〇〇〇〇.com の名前をクリックして詳細画面を開きます。
  4. 左側のメニュー、または画面を下にスクロールして [セキュリティ] という項目を探してクリックします。
  5. 「ログイン時の本人確認」という項目があります。
  6. その中にある [10 分間無効にする] という文字（またはボタン）をクリックしてください。
  7. ここから、再度[2段階認証プロセス] の設定ボタンを押してください。
  8. 今度はエラー画面が出ず、電話番号の入力画面などに進めるはずです。
  9. 設定を完了させ、同じセキュリティ画面の検索窓（虫眼鏡）に 「アプリ パスワード」 と入力して検索し、メニューを開きます。

  10. アプリ: 「その他（名前を入力）」を選び、「WordPress」などと入力。
    [生成] ボタンを押します。

  11. 16桁の英数字（例: xxxx xxxx xxxx xxxx） が表示されるのでコピーします。
  12. WordPressの（WP Mail SMTP）の設定を開きます。
  13. [一般] タブの設定を以下のように変更します。
  14. メーラーは「その他のSMTP」をチェックし、「その他のSMTP」欄を以下のように入力します。
    　SMTPホスト：smtp.gmail.com
    　暗号化：TLS を選択　
    　SMTPポート：587 （自動で入らなければ入力）
    　認証ON （スイッチをオンにする）　　
    　SMTPユーザー名：info@〇〇〇〇.com
    　SMTPパスワード：先ほどコピーした16桁のアプリパスワード
  15. 最後に画面一番下の [設定を保存] をクリックします。


以上で、お問い合わせフォームからのメールもGmailに届くようになりました。

まとめ

Google Workspaceへの移行は、特に「既存の個人アカウント」がある場合、一筋縄ではいきません。

しかし、AIを駆使することで、パソコンに慣れていなくても自身で設定の変更ができました。

そして、設定の移行後は以下のメリットがあり、苦労する価値は十分にありました。

  1. スマホアプリが使いやすい: 純正Gmailアプリでサクサク動く。

  2. 遅延がない: POP受信のようなタイムラグがない。

  3. セキュリティ: 今後のGoogleの仕様変更に怯える必要がない。

もし同じようなエラーで止まっている方は、「アカウントを削除」せずに、「招待ツール」を使って統合する方法を試してみてください。

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